月刊新松戸2009年6月号 第131回 ExcelとAccessの違いと使い分け

エクセル(Excel)は知っていても、アクセス(Access)は知らないという人は多いです。パソコンを買うと通常Excelは入っていますが、Accessは別途購入しなければならないからでしょう。しかしAccessは、もしかしたら(主に会社業務においてでしょうが)あなたに必要不可欠なソフトかもしれません。

市販の業務用ソフトでは、自社の業務にぴったり当てはまらないことがあります。そんな場合はソフト会社に依頼してソフトを開発してもらうことになりますが、実はソフト会社は、Accessを使って、あなたの会社にちょうどいいソフトを作成することが多いのです。ゼロから作るよりAccessという土台があれば、少ない労力=安く作ることができるからです。その意味でAccessは、ソフトを作るための開発支援システムともいえます。

Excelは表計算ソフト、Accessはデータベースソフト(以下DBソフト)と呼ばれますが、この二つは互いに密接な関係にあります。

話が少し外れますが、ワープロソフトWordとプレゼンソフトPowerPoint、ホームページ作成ソフトはどれも、文章や文字を書いて修飾し、写真やイラストなどを配置して見栄えをよくするソフトという点で同じ仲間だと言えます。違うのは、最終目的がそれぞれ、プリンタへの印字、プロジェクターへの投影、ホームページへの表示、であることです。

さて、ではExcelとAccessは何かというと、どちらもデータを扱うソフトだということです。ExcelはDBソフトとは呼ばれませんが、実際には多量のデータを処理するソフトとして十分活用できます。直感的に分かりやすいソフトなので、データを扱わずにワープロの代わりに使う人もいるくらいです。

AccessはExcelより少し入り口が難解で、Excelのような簡便さはありませんが、実はかなり重要なソフトです。多量かつ複雑に入り組んだ複数のデータの集まりを瞬時に処理し、望み通りの結果を出してくれるのがDBソフトです。Excelは主に単一のデータを扱うのが得意で、入力したデータを見えるそのままで印字することができ、視覚的で分かりやすいのですが、Accessは入力部分(フォーム)と出力部分(レポート)とデータの蓄積する部分(テーブルなど)を最初から分離して作成します。Excelでも慣れてくると同じようにそれぞれを分離して作成することができますが、Accessは構造的にそうなっていて、論理的で後の変更などが非常に容易になるのです。

Excelを使うとかなり苦労するようなシステムが、Accessでは意外に簡単にできる場合も多いのです。DBを操作するコンピュータ命令を習得しなくても、Accessではマウスを操作するだけでDBシステムを作成できるようなところが“面白い”のです。パソコンをコンピュータらしく感じられるのがExcelなら、さらに深めたものがAccessというわけです。

松戸パソコン修理Pハウス
野口 隆

月刊新松戸2002年9月号 第54回 あるソフトへの誤解を解きましょう!

○○のソフトを教えて欲しい、という問い合わせについて、パソコンPハウスでは、あらゆるソフトについて親切に対応します。ただ、ワープロソフトと表計算ソフトはパソコンを勉強する上で最も大切な基本ですので問題はないのですが、その以外のソフトの一部には皆さんの中にどうも多少の誤解があると思われます。

パワーポイントの誤解
プレゼンテーションソフトですが、本来の発表の場での利用の他に、簡単なチラシや看板を作成するときにも使えるちょっとユニークなソフトです。沢山の絵柄やテンプレート(ひな型)が用意されていますから非常に簡単に聴衆の視覚にアピールするものが作れそうです。さて、このソフトを教えて欲しいという問いかけに対して、「ところでワードはどれくらいマスターしていますか」と問い返しています。ちょっと意地悪なようですが、どうもこのPowerPointを全く新しいジャンルのソフトで新しく勉強しなければ習得できないように思っている方が多いのです。極端にいうと、PowerPointは、ワープロの次に位置づけされるものでしょう。画面上のボタンを見てもとほとんどWordと同じですね。違うのは、視覚と聴覚に訴えるための仕掛け(スライドショー)がプラスされているということです。ですから、ワープロをしっかりと習得してからにしましょう、と助言しています。さらに、ワープロがマスターできた人はPowerPointは独学ででも出来ますよ、とも言えるのです。

アクセスの誤解
Accessはデータベースソフトの定番です。教えてくれますか、というお問い合わせについて、私はこう問い返します。「ところでエクセルはマスターしていますか」と。Accessには2つの側面があって、Excelより遥かに簡単だという面と、遥かに複雑で難しいという面があるからです。言い方を変えると、作る立場(設計して動作するものを作成する)と使うだけの立場(入力するだけ)でAccessに接することがあるのです。学習するということは作る立場となることですが、Accessの一般的な機能や操作を学習しても、相当コンピュータが好きにならないと身に付かないかもしれないのです。複雑になるとデータ処理ソフトそのものですからソフト技術者レベルの能力が望まれるかもしれません。一方Excelの応用範囲は無限に広く身近にいくらでもありますし、Accessでなくては実現できないものは限定されるでしょう。その意味でAccessを学習することは、自分の課題を解決するという目的が必要となります。しかしその場合でもあなたの実現したい機能(処理)はExcelで十分対応かもしれません。Accessが本当にあなたに必要かどうかは、Excelを十分にマスターしてから判断できるようになります。

ホームページ作成ソフトの誤解
IBMのホームページビルダーに代表されるソフトですが、結構誤解があります。ホームページは簡単なものです。極端にいうと、他のソフトで作られた部品(文字、文章、ボタン、写真、イラストなど)をきれいに並べるだけのものです。ネタは別に作っておいてHPという皿に盛り付けるだけというような安価なソフトもありますが、一般的には文章を打ち込み、きれいにレイアウトして、写真やイラストを加工して、最後に合体させてインターネット上に公開させるという複合機能ソフトのことです。IBMのソフトはその他おまけ的なの機能も沢山付いていてお勧めです。決して難易度の高いソフトではないのです。

松戸パソコン修理Pハウス
野口 隆